Expresso Nepomuceno investe em automação para gestão de despesas e reduz em 75% o tempo para conferências
Companhia, que é uma das maiores empresas de transporte e logística do país, também obteve redução de 90% do tempo de emissão de bilhetes aéreos, que agora ocorrem através da solução da Paytrack
Com mais de 60 anos de história e mais de 6 mil profissionais alocados em bases operacionais espalhadas por todo o país, a Expresso Nepomuceno é uma das maiores companhias de logística do Brasil. E a empresa, que vem investindo em inovações para a melhoria da produtividade e do controle de recursos, optou por implantar as soluções de gestão de viagens e despesas corporativas da Paytrack, empresa referência neste tipo de tecnologia.
Com o processo de automação, em que o lançamento de despesas de viagens ocorre via app e em tempo real, além da otimização da pesquisa e compra de passagens, a Nepomuceno já elenca ganhos de gestão. Entre as melhorias que a tecnologia trouxe para a companhia estão a redução de 90% do tempo para cotação e compra de bilhetes aéreos e de 75% na duração de conferência das despesas.
Outro fator de agilidade na rotina dos colaboradores é o tempo entre a solicitação e a confirmação da viagem. Antes da implementação da solução da Paytrack, a comunicação entre colaborador, gestor e agência de viagens levava, em média, dois dias. Este processo engloba tanto a solicitação quanto a validação do líder e o atendimento do fornecedor. Após o processo de automação, bastam apenas três horas para que a passagem seja emitida. O colaborador acessa o sistema,visualiza na hora todas as opções de passagens aéreas, hotéis e carro e realiza o pedido, bastando apenas a aprovação do gestor para finalizar o processo, centralizado em um único aplicativo.
“Com a Paytrack todos os comprovantes e relatórios de despesas e viagens ficam armazenados de forma digital e as impressões deixaram de ser necessárias. Temos assim o histórico de todas as ações realizadas a cada solicitação e a segurança de que os dados não serão perdidos. A Paytrack gera uma confiança muito grande nas pessoas”, diz o supervisor de logística da Nepomuceno, Guilherme Souza.
Análise de dados para a melhoria contínua
A implementação do sistema de automação garantiu à transportadora um processo mais confiável, baseado na análise de dados coletados pela solução da Paytrack. “Além disso, a tecnologia facilita a aplicação da política de viagem da empresa e o compliance da operação, garantindo transparência em relação ao reembolso de despesas e os custos relacionados com as viagens corporativas. É possível verificar as informações e tratá-las com foco na melhoria contínua e na redução de desperdícios”, afirma Daniele Amaro, CEO da Paytrack.
De acordo com a executiva, a antecipação de processos de validação e a identificação de despesas de forma automatizada são as principais características que reduzem processos de conferência e eliminam falhas nos processos de gestão de despesas da companhia. Em relação aos custos com materiais de escritório, mais de 17 mil folhas de papel são economizadas por ano na Nepomuceno, com a validação online das despesas e o fim da necessidade de impressão dos relatórios.
