Temporada de rematrículas: como simplificar o processo através da automação
*Por Michel Robert Weigmann, CEO da Edusoft
A três meses do fim do ano letivo nas instituições de ensino de todo o país, é chegada a hora de pensar na rematrícula escolar.
As escolas já estão entrando em contato com os pais e responsáveis dos jovens e crianças para que esta ação seja feita da forma mais agilizada possível. Da mesma forma, universidades estão buscando se organizar para garantir as vagas dos alunos que já estudam na instituição e também receber os novos contratos.
É um momento que traz à tona uma mistura de sentimentos e ações a serem tomadas. Por um lado, pode ser irritante ter que juntar todos os documentos necessários para fazer a rematrícula, já que ficam guardados o ano todo e têm que ser desenterrados agora.
Por outro lado, além da papelada, enfrentar filas e mais processos burocráticos ao chegar na instituição de ensino pode desmotivar muitos pais e alunos, que inclusive evitam a troca de instituição por conta da burocracia.
Com o crescimento da transformação digital em várias esferas da sociedade e a necessidade explícita de efetuar processos à distância nos últimos anos, esta tendência chegou à educação, inclusive às rematrículas.
Para simplificar o processo, oferecer uma plataforma onde os estudantes e seus pais ou responsáveis possam fazer esses trâmites de forma online é a melhor iniciativa para cultivar o bom relacionamento com os clientes, garantir a permanência e satisfação dos estudantes na instituição - através da facilitação da rematrícula - e também fidelizar os estudantes e a família.
Praticidade para famílias e instituições
Com a automatização do processo de matrículas e rematrículas, a instituição ganha praticidade e facilidade na organização de turmas. Alguns benefícios de adotar uma plataforma de gestão educacional incluem o gerenciamento de turmas ativas ou grades cheias, a possibilidade de verificar se o estudante está, por algum motivo, irregular antes de fazer a rematrícula, além de proporcionar o envio de documentos para assinatura de forma eletrônica, o que diminui - ou até extingue - filas na instituição e a necessidade de impressão de documentos.
Para os alunos, pais ou responsáveis, as vantagens também se aplicam. Com a assinatura eletrônica dos documentos de matrícula ou rematrícula, há a possibilidade de a atividade ser feita de forma remota, sem precisar comparecer à instituição apenas para este processo. Através de uma área específica na plataforma para uso exclusivo do aluno, ou seus responsáveis, é possível que seja feita a pré-matrícula ou reserva de vaga para o próximo período (semestre ou ano letivo). Com a opção de escolher as disciplinas, turmas e horários oferecidos para seu curso, a família pode se programar financeiramente e na sua rotina do dia a dia.
Além da matrícula
Se em 2019 os brasileiros passavam cerca de quatro horas por dia conectados ao celular, em 2021 a média registrada foi de 5,4 horas, de acordo com cálculo feito pela consultoria AppAnnie.
A automatização de processos burocráticos em uma instituição de ensino já é uma realidade para muitas atualmente e, com certeza, deve se tornar cada vez mais presente na educação em geral.
Facilitar a gestão de uma escola ou uma universidade certamente é o desejo de muitos empresários, reitores, diretores e até mesmo dos próprios funcionários e alunos.
Automatizar significa ter acesso facilitado a dados dos estudantes, como notas e faltas, também a informações que podem impactar na gestão da instituição, como taxas de inadimplência, matrículas, rematrículas, capacidade estrutural das salas de aula, organização das grades curriculares e dos horários dos docentes, além de muitas outras opções que podem ser personalizadas conforme a necessidade de cada instituição de ensino.
Dentro da plataforma Mentor Web, da Edusoft, é possível acessar o módulo de Inscrições Online, que permite que o aluno ou responsável faça a rematrícula pelo portal, reduzindo filas e possíveis transtornos na secretaria.
É a prova real de uma sociedade que investe cada vez mais seu tempo em serviços online. Nada mais justo que a gestão da educação também tomar este rumo.
